REGULAMIN REZERWACJI I ORGANIZACJI ZAJĘĆ CAPITAL SKI

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady dokonywania rezerwacji, organizacji i realizacji zajęć narciarskich oraz snowboardowych w Ośrodku Capital Ski, prowadzonym przez Capital Ski Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Drawskiej 22, 02-202 Warszawa, zwanym dalej „Ośrodkiem”.
2. Regulamin stanowi uzupełnienie:
   a) Regulaminu Ośrodka Capital Ski, określającego ogólne zasady korzystania z Ośrodka i infrastruktury;
   b) Regulaminu Sprzedaży, określającego zasady zawierania umów, płatności, ważności karnetów, rezygnacji, zwrotów i reklamacji.
3. Każdy z wymienionych regulaminów reguluje odrębny zakres spraw. W przypadku wątpliwości dotyczących rezerwacji i organizacji zajęć stosuje się postanowienia niniejszego Regulaminu, natomiast w sprawach sprzedaży, płatności, zwrotów i reklamacji – Regulamin Sprzedaży.
4. Postanowienia Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają praw Klientów wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
5. Regulamin jest udostępniany Klientowi przed dokonaniem zakupu lub rezerwacji i dostępny na stronie internetowej Ośrodka oraz w recepcji.

§ 2. Definicje

Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

1. Ośrodek – Capital Ski Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Drawska 22, 02-202 Warszawa.
2. Klient – osoba korzystająca z usług Ośrodka lub dokonująca rezerwacji we własnym imieniu.
3. Uczestnik – osoba, która faktycznie bierze udział w zajęciach.
4. Opiekun – rodzic, przedstawiciel ustawowy lub osoba upoważniona do reprezentowania Uczestnika niepełnoletniego.
5. Zajęcia – lekcje nauki i doskonalenia jazdy na nartach lub snowboardzie organizowane przez Ośrodek.
6. Rezerwacja – uzgodnienie z Ośrodkiem terminu, godziny i rodzaju zajęć, dokonane za pośrednictwem oficjalnych kanałów rezerwacji.
7. Karnet – zakupiony przez Klienta pakiet zajęć lub inne uprawnienie do korzystania z usług Ośrodka, zgodnie z warunkami zakupu.

§ 3. Zasady dokonywania rezerwacji

1. Rezerwacji zajęć można dokonać:
   a) za pośrednictwem formularza lub systemu rezerwacji dostępnego na stronie internetowej Ośrodka;
   b) telefonicznie pod numerem +48 732 237 406;
   c) osobiście w recepcji Ośrodka;
   d) drogą elektroniczną na adres info@capitalski.pl.
2. W przypadku zgłoszenia za pośrednictwem formularza internetowego Klient otrzymuje automatyczne potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Nie jest ono równoznaczne z potwierdzeniem konkretnego terminu zajęć.
3. Po otrzymaniu zgłoszenia Ośrodek kontaktuje się z Klientem w celu ustalenia dostępnego terminu, godziny, rodzaju zajęć oraz informacji niezbędnych do odpowiedniego przypisania Uczestnika.
4. Ze względu na dostępność miejsc i bieżącą organizację pracy Ośrodka czas odpowiedzi na zgłoszenie może wynosić do 48 godzin. W okresach zwiększonego zainteresowania termin ten może ulec wydłużeniu.
5. Rezerwacja zostaje potwierdzona po uzgodnieniu jej szczegółów i przesłaniu Klientowi potwierdzenia przez Ośrodek.
6. Jeżeli rezerwacja wymaga wcześniejszej płatności, Klient powinien dokonać jej w terminie wskazanym w potwierdzeniu. Standardowo rezerwacja pozostaje aktywna przez 24 godziny od momentu przesłania potwierdzenia, chyba że Ośrodek wskaże inny termin.
7. Brak płatności w wyznaczonym terminie może skutkować anulowaniem rezerwacji i udostępnieniem terminu innym Klientom. O ile to możliwe, Klient zostanie poinformowany o anulowaniu.
8. Rezerwacja dotyczy określonego terminu, godziny i rodzaju usługi. Szczegółowe zasady płatności, ważności karnetów i rozliczania zakupionych świadczeń określa Regulamin Sprzedaży.
9. Przed rozpoczęciem zajęć Klient lub Opiekun Uczestnika niepełnoletniego zobowiązany jest do przekazania wymaganych oświadczeń i informacji niezbędnych do bezpiecznego przeprowadzenia zajęć.
10. Klient powinien przekazać Ośrodkowi prawdziwe i aktualne informacje dotyczące Uczestnika, w szczególności jego wieku, poziomu umiejętności oraz okoliczności mogących mieć znaczenie dla bezpiecznej organizacji zajęć.

§ 4. Zasady przydziału instruktorów i organizacji grafiku

1. Ośrodek prowadzi centralny system organizacji grafiku zajęć oraz przydziału instruktorów.
2. Rezerwacja obejmuje termin, godzinę i rodzaj usługi. Nie oznacza rezerwacji konkretnego instruktora, chyba że Ośrodek wyraźnie potwierdził takie ustalenie.
3. Klient nie nabywa prawa do stałego przydziału konkretnego instruktora ani do dysponowania jego indywidualnym grafikiem.
4. Przydział instruktora odbywa się z uwzględnieniem w szczególności:
   a) dostępności kadry;
   b) poziomu umiejętności Uczestnika;
   c) wieku i możliwości Uczestnika;
   d) rodzaju i charakteru zajęć;
   e) zasad bezpieczeństwa i metodyki nauczania;
   f) bieżącej organizacji pracy Ośrodka.
5. Ośrodek nie ma obowiązku udostępniania Klientom indywidualnych grafików pracy instruktorów.
6. Klient może zgłosić preferencje dotyczące instruktora lub szczególne potrzeby Uczestnika, w tym wynikające z niepełnosprawności, ograniczeń ruchowych, potrzeb komunikacyjnych lub znajomości języka obcego. Ośrodek może uwzględnić takie zgłoszenie w miarę dostępności odpowiedniej kadry i możliwości organizacyjnych. Zgłoszenie preferencji nie oznacza gwarancji przydzielenia wskazanej osoby.
7. Ośrodek może dokonać zmiany instruktora z uzasadnionych przyczyn, w szczególności z powodu choroby, nieobecności, zdarzeń losowych lub konieczności zapewnienia prawidłowej organizacji i bezpieczeństwa zajęć.
8. Zmiana instruktora przy zachowaniu uzgodnionego terminu, rodzaju i zakresu usługi nie stanowi sama w sobie podstawy do uznania, że usługa nie została wykonana prawidłowo.

§ 5. Odwoływanie i zmiana terminów zajęć przez Klienta

1. Klient może odwołać zajęcia bez obciążenia za niewykorzystany termin, jeżeli zgłoszenie odwołania zostanie przekazane Ośrodkowi nie później niż 24 godziny przed planowanym rozpoczęciem zajęć.
2. Odwołania lub prośby o zmianę terminu należy zgłaszać za pośrednictwem oficjalnych kanałów kontaktu:
   a) telefonicznie lub SMS-em na numer Ośrodka: +48 732 237 406;
   b) na adres e-mail: info@capitalski.pl;
   c) za pośrednictwem dostępnego systemu rezerwacji lub formularza, jeżeli umożliwia on dokonanie takiej zmiany.
3. Za moment zgłoszenia odwołania lub zmiany terminu uznaje się moment otrzymania zgłoszenia przez Ośrodek, a nie moment jego wysłania przez Klienta.
4. W przypadku zgłoszenia odwołania później niż 24 godziny przed rozpoczęciem zajęć zastosowanie mają warunki zakupu usługi lub karnetu oraz postanowienia Regulaminu Sprzedaży.
5. W szczególnych przypadkach losowych, w szczególności w razie nagłej choroby lub innego zdarzenia, którego Klient nie mógł przewidzieć, Ośrodek może indywidualnie rozważyć zmianę terminu lub inne rozwiązanie organizacyjne. Ośrodek może poprosić o przedstawienie dokumentu potwierdzającego okoliczności zgłoszenia, jeżeli jest to uzasadnione.
6. W ramach jednego karnetu Klient może dokonać maksymalnie dwóch zmian terminu z przyczyn leżących po jego stronie, pod warunkiem zgłoszenia każdej zmiany co najmniej 24 godziny przed rozpoczęciem zajęć.
7. Trzecia i każda kolejna zmiana terminu dokonana z przyczyn leżących po stronie Klienta powoduje odliczenie jednej lekcji z puli zakupionego karnetu. Zasada ta obowiązuje również wtedy, gdy Klient zgłosi kolejną zmianę z zachowaniem 24-godzinnego terminu.
8. Zmiana terminu nie powoduje automatycznego przedłużenia okresu ważności karnetu.
9. Dyrektor Ośrodka może w uzasadnionych przypadkach indywidualnie wyrazić zgodę na przedłużenie ważności karnetu lub zastosowanie innego rozwiązania.
10. Postanowienia niniejszego paragrafu nie ograniczają ustawowych uprawnień Klienta, w tym prawa do odstąpienia od umowy, jeżeli przysługuje ono na podstawie przepisów prawa.

§ 6. Odwołanie lub zmiana zajęć przez Ośrodek

1. Ośrodek może odwołać zajęcia lub zaproponować zmianę ich terminu w przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiających lub istotnie utrudniających ich prawidłowe przeprowadzenie.
2. Przyczyną odwołania lub zmiany terminu mogą być w szczególności:
   a) nagła choroba lub nieobecność instruktora, jeżeli nie ma możliwości zapewnienia zastępstwa;
   b) awaria urządzeń lub infrastruktury;
   c) zagrożenie bezpieczeństwa Uczestników lub pracowników;
   d) zdarzenia losowe i inne okoliczności niezależne od Ośrodka;
   e) inne uzasadnione przyczyny organizacyjne.
3. W miarę możliwości Ośrodek poinformuje Klienta o odwołaniu lub zmianie terminu z odpowiednim wyprzedzeniem, korzystając z danych kontaktowych podanych przy rezerwacji.
4. W przypadku odwołania zajęć z przyczyn losowych lub innych uzasadnionych okoliczności niezależnych od Ośrodka, Ośrodek może zaproponować Klientowi przełożenie zajęć na inny dostępny termin. W przypadku przyjęcia terminu zastępczego niewykorzystana opłata zostaje zaliczona na poczet zajęć w nowym terminie.
5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4, samo przełożenie zajęć na uzgodniony termin zastępczy nie stanowi podstawy do żądania zwrotu opłaty za zajęcia, które zostaną zrealizowane w nowym terminie.
6. Jeżeli realizacja zajęć w innym terminie nie jest możliwa lub Klient nie zaakceptuje proponowanego rozwiązania, rozliczenie niewykonanej usługi następuje zgodnie z Regulaminem Sprzedaży i obowiązującymi przepisami prawa.
7. Ośrodek nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania w zakresie, w jakim wynika ono z okoliczności, za które zgodnie z prawem nie ponosi odpowiedzialności. Postanowienie to nie wyłącza odpowiedzialności Ośrodka w przypadkach, w których wynika ona z obowiązujących przepisów.

§ 7. System rezerwacji i komunikacja z Klientem

1. Ośrodek korzysta z systemu rezerwacji, który umożliwia prowadzenie grafiku zajęć oraz wysyłanie automatycznych powiadomień dotyczących rezerwacji.
2. W zależności od funkcjonalności systemu i danych kontaktowych podanych przez Klienta powiadomienia mogą być przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej lub wiadomości SMS.
3. Klient zobowiązany jest do podania prawidłowego i aktualnego adresu e-mail oraz numeru telefonu, a także do sprawdzania otrzymywanych potwierdzeń i informacji dotyczących rezerwacji.
4. Jeżeli Klient nie otrzymuje potwierdzeń lub powiadomień, powinien niezwłocznie skontaktować się z recepcją Ośrodka w celu sprawdzenia statusu rezerwacji.
5. Jeżeli Klient świadomie rezygnuje z otrzymywania określonego rodzaju powiadomień, powinien samodzielnie zapisywać i kontrolować ustalone terminy zajęć.
6. Ośrodek nie odpowiada za pomyłki Klienta wynikające wyłącznie z niezapisania lub błędnego zapisania terminu, jeżeli Klient został prawidłowo poinformowany o rezerwacji i nie wystąpił błąd po stronie Ośrodka.
7. Postanowienie ust. 6 nie wyłącza odpowiedzialności Ośrodka za błędne wprowadzenie rezerwacji, nieprawidłowe potwierdzenie terminu, niewłaściwe przekazanie informacji lub inne nieprawidłowości leżące po stronie Ośrodka.
8. Brak zgody Klienta na otrzymywanie informacji marketingowych nie oznacza rezygnacji z otrzymywania wiadomości niezbędnych do obsługi rezerwacji i realizacji usługi.
9. Klient powinien niezwłocznie informować Ośrodek o zmianie danych kontaktowych, jeżeli zmiana może mieć wpływ na komunikację dotyczącą rezerwacji.

§ 8. Ochrona relacji handlowych i zasad współpracy z Capital Ski

1. Ośrodek organizuje zajęcia w oparciu o własną kadrę instruktorską, system rezerwacji, bazę klientów oraz relacje handlowe związane ze świadczeniem usług w Capital Ski.
2. Klient zobowiązuje się nie podejmować świadomych działań polegających na nakłanianiu instruktora do niewykonywania lub nienależytego wykonywania obowiązków wynikających z jego umowy lub innych zobowiązań wobec Ośrodka, jeżeli celem takiego działania jest zorganizowanie odpłatnych zajęć z pominięciem Capital Ski.
3. Za działania, o których mowa w ust. 2, mogą zostać uznane w szczególności:
   a) nakłanianie instruktora do prowadzenia prywatnych, odpłatnych lekcji z Klientami poznanymi za pośrednictwem Capital Ski, z naruszeniem zobowiązań instruktora wobec Ośrodka;
   b) proponowanie instruktorowi organizowania prywatnych szkoleń lub wyjazdów narciarskich i snowboardowych, jeżeli propozycja wiąże się z nakłanianiem go do naruszenia obowiązków wobec Ośrodka;
   c) uzgadnianie z instruktorem sposobu omijania systemu rezerwacji lub rozliczeń Ośrodka w celu przejęcia obsługi Klienta poza Capital Ski;
   d) nakłanianie instruktora do rezygnacji z realizacji przyjętych zobowiązań wobec Ośrodka w celu świadczenia usług na rzecz Klienta poza Ośrodkiem.
4. Postanowienia niniejszego paragrafu mogą mieć zastosowanie również po zakończeniu pojedynczej lekcji lub wykorzystaniu karnetu, jeżeli zachowanie Klienta spełnia przesłanki określone w ust. 2.
5. Samo posiadanie prywatnych danych kontaktowych instruktora, zwykła komunikacja z instruktorem ani korzystanie przez Klienta z usług innych szkół, instruktorów lub organizatorów wyjazdów nie stanowią naruszenia niniejszego Regulaminu.
6. Ośrodek może podejmować działania prawne w przypadku, gdy zachowanie Klienta spełnia przesłanki czynu nieuczciwej konkurencji lub innego naruszenia prawa. Ewentualne roszczenia będą dochodzone na zasadach i w granicach określonych przez obowiązujące przepisy.
7. Postanowienia niniejszego paragrafu nie ograniczają prawa Klienta do swobodnego wyboru usługodawcy ani do korzystania z usług innych podmiotów.

§ 9. Dane osobowe i informacje organizacyjne

1. Dane osobowe Klientów i Uczestników są przetwarzane przez Capital Ski Sp. z o.o. w zakresie i na zasadach określonych w obowiązującej informacji o przetwarzaniu danych osobowych udostępnionej przez Ośrodek.
2. Dane podane podczas rezerwacji są wykorzystywane w szczególności do:
   a) przyjęcia i obsługi rezerwacji;
   b) kontaktu z Klientem w sprawach dotyczących terminu i organizacji zajęć;
   c) realizacji zakupionej usługi;
   d) zapewnienia bezpieczeństwa Uczestników i prawidłowej organizacji zajęć;
   e) obsługi płatności, reklamacji i ewentualnych roszczeń.
3. Dane kontaktowe powinny być aktualne i umożliwiać Ośrodkowi przekazywanie informacji dotyczących rezerwacji.
4. Zasady przetwarzania danych osobowych, prawa osób, których dane dotyczą, oraz dane kontaktowe administratora określa odrębna informacja dotycząca ochrony danych osobowych.
5. Zgody na otrzymywanie informacji marketingowych, wykorzystanie wizerunku lub udział w programach lojalnościowych są odrębne od zgód i informacji niezbędnych do obsługi rezerwacji.

§ 10. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące sposobu dokonania rezerwacji lub organizacji zajęć należy składać zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie Sprzedaży.
2. Reklamację można złożyć:
   a) drogą elektroniczną na adres info@capitalski.pl;
   b) pisemnie w recepcji Ośrodka.
3. Dla sprawnego rozpatrzenia reklamacji Klient powinien podać dane umożliwiające identyfikację rezerwacji, w szczególności imię i nazwisko, datę i godzinę zajęć oraz opis zgłaszanych zastrzeżeń.
4. Ośrodek rozpatruje reklamację w terminie wskazanym w Regulaminie Sprzedaży lub w terminie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa.
5. Złożenie reklamacji nie pozbawia Klienta praw wynikających z przepisów prawa.

§ 11. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają postanowienia Regulaminu Ośrodka, Regulaminu Sprzedaży oraz właściwe przepisy prawa.
2. W przypadku rozbieżności pomiędzy dokumentami każdy z nich należy stosować w zakresie przedmiotu, który reguluje, z uwzględnieniem praw Klienta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
3. Ośrodek zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z uzasadnionych przyczyn, w szczególności w przypadku zmian organizacyjnych, zmian sposobu rezerwacji lub zmian przepisów prawa.
4. Zmiany Regulaminu nie naruszają praw Klientów wynikających z umów zawartych przed dniem wejścia w życie nowej wersji, chyba że zmiana wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
5. Aktualna wersja Regulaminu jest publikowana na stronie internetowej Ośrodka oraz dostępna w recepcji.

Capital Ski Sp. z o.o.
ul. Drawska 22, 02-202 Warszawa